Utasítás a koronavírus járvány megelőzése érdekében szükséges intézkedésekről az ügyfélfogadás és az ügyintézés rendszerére vonatkozóan

2/2020. (Xl.04.) számú Polgármesteri és Jegyzői Együttes Utasítás a koronavírus járvány megelőzése érdekében szükséges további intézkedésekről az ügyfélfogadás és az ügyintézés rendszerére vonatkozóan.

A koronavírus járvány megelőzése, a biztonságos munkavégzés feltételeinek megteremtése,  a közösségi érintkezések számának csökkentése,  a Polgármesteri Hivatalban intézett ügyek veszélyhelyzetben történő folyamatos, az SZMSZ által meghatározott változatlan ügyfélfogadási időben történő ellátásának fenntartása érdekében, figyelemmel a  Kormány 478/2020.(XI.3.) Korm. rendeletével  2020. november 04. napjától kihirdetett veszélyhelyzetre az alábbi védőintézkedéseket rendeljük el a Polgármesteri Hivatalban történő ügyfélfogadás és ügyintézés rendjét illetően:

1.  A Polgármesteri Hivatal belső szervezeti egységeinek vezetői, minden olyan ügyben, ahol jogszabály nem írja elő kötelező jelleggel a személyes kapcsolattartást az ügyféllel, és az adott ügy intézéséhez nem feltétlenül szükséges az ügyfél hivatalban való megjelenése — szem előtt tartva a dolgozók és az ügyfelek közös érdekeit -, olyan kapcsolattartási rendet kötelesek az ügyfelekkel együttműködésben kialakítani és alkalmazni, ami mellőzi a munkavállalók és az ügyfelek közvetlen találkozását, érintkezését.

2.   A személyes jelenlétet igénylő halaszthatatlan ügyek esetében lehetőleg távmeghallgatást kell lefolytatni, melynek értelmében a jelenlevőknek egymástól legalább két méter távolságban kell tartózkodniuk. Az ügyfeleket nyilatkoztatni kell arról, hogy a megelőző 14 napban jártak-e fertőzéssel érintett területen, találkoztak-e fertőzött vagy azzal érintkező személlyel.

3.    A Polgármesteri Hivatal ügyfélfogadási rendje a szokásos ügyfélfogadási rend szerint zajlik.

4.   Az egyes konkrét ügytípusok vonatkozásában az alábbi eljárásrendet határozzuk meg:

1. hagyatéki ügyintézés: kizárólag előre, telefonon történt időpontegyeztetést követően (telefonszám: 06-20-849-2416, 06-20849-2478, 06-20849-2413), az alagsori ügyfélfogadóban történhet az ügyfelek személyes fogadása. Ezen ügytípusban a nyilatkozatok Polgármesteri Hivatalba történő eljuttatására postai úton, ügyfélkapun keresztül vagy a Polgármesteri Hivatal alagsorában e célra rendszeresített gyűjtőládán keresztül, ügyfélfogadási időben van lehetőség.
2. anyakönyvi ügyintézés:

• az anyakönyvi kivonatok pótlását (másolat) kizárólag postai úton vagy ügyfélkapun vagy a Polgármesteri Hivatal alagsorában e célra rendszeresített gyűjtőládán keresztül, ügyfélfogadási időben lehet kérni.
• a névváltoztatással, névmódosítással kapcsolatos ügyekben — amennyiben azok intézése tűri a halasztást — kérni kell az ügyfeleket, hogy a kérelem benyújtására a veszélyhelyzet elhárultát követően kerüljön sor.
• minden más anyakönyvi feladattal kapcsolatos ügyintézésre kizárólag előzetes, telefonon történt időpontfoglalás alapján van lehetőség (telefonszám: 06-20 849-2467, 06-20-849-2456,06-20-849-2457).

3. kereskedelmi ügyintézés: (kereskedelmi és szálláshely-szolgáltatási tevékenység bejelentése, telepengedélyezési eljárás, kereskedelmi tevékenység engedélyezése, vásárok, piacok, bevásárlóközpontok üzemeltetésének engedélyezése, rendezvénytartási engedélyezési eljárás).

Ezen ügytípusban a kérelem benyújtására, Polgármesteri Hivatalba történő eljuttatására postai úton, ügyfélkapun keresztül vagy a Polgármesteri Hivatal alagsorában e célra rendszeresített gyűjtőládán keresztül, ügyfélfogadási időben van lehetőség. Az ügyfelek tájékoztatása elsődlegesen a 06-20849-2468-as telefonszámon vagy e-mailen történik.

4. házasságkötéshez kapcsolódó rendezvényszervezés:

az esküvői szolgáltatás ügyfelekkel való egyeztetése kizárólag telefonon (06-20-849-2467, 06-20-849-2456, 06-20-849-2457) vagy e-mailen történhet, azzal, hogy a szolgáltatások végleges tartalmát e-mailen szükséges véglegesíteni, és a szolgáltatás díjának megfizetése banki utalással történhet.

5. állatvédelmi ügyek:

Ezen ügytípusban a kérelem benyújtására, Polgármesteri Hivatalba történő eljuttatására postai úton, ügyfélkapun keresztül vagy a Polgármesteri Hivatal alagsorában e célra rendszeresített gyűjtőládán keresztül, ügyfélfogadási időben van lehetőség. Az ügyfelek tájékoztatása telefonon a 06-20-849-2484 -es telefonszámon vagy e-mailen történik.

6. társasházak törvényességi felügyelete:

Ezen ügytípusban a kérelem benyújtására, Polgármesteri Hivatalba történő eljuttatására postai úton, ügyfélkapun keresztül vagy a Polgármesteri Hivatal alagsorában e célra rendszeresített gyűjtőládán keresztül, ügyfélfogadási időben van lehetőség. Az ügyfelek tájékoztatása telefonon (a 06-20-849-2436, és a 06-20-849-2478-os telefonszámon) vagy emailen történik.

7. földhaszonbérleti és adásvételi szerződések kifüggesztése:

Ezen ügytípusban a rendszeresített közzétételi kérelem nyomtatvány és mellékletei benyújtására, Polgármesteri Hivatalba történő eljuttatására postai úton, vagy a Polgármesteri Hivatal alagsorában e célra rendszeresített gyűjtőládán keresztül, ügyfélfogadási időben van lehetőség. Az ügyfelek tájékoztatása telefonon vagy emailben történik. Kérjük, a kérelem egy példányán szíveskedjenek feltüntetni az értesítésre alkalmas telefonszámot vagy email címet, ennek hiányában a Polgármesteri Hivatal részéről információ kérhető a +36-20-849-2353 telefonszámon.

8. birtokvédelmi ügyek:

Ezen ügytípusban a kérelem benyújtására, Polgármesteri Hivatalba történő eljuttatására postai úton, ügyfélkapun keresztül vagy a Polgármesteri Hivatala alagsorában e célra rendszeresített gyűjtőládán keresztül, ügyfélfogadási időben van lehetőség. Az ügyfelek tájékoztatása telefonon (a 06-20-849-2436, 06-20-849-2416 -os telefonszámon) vagy emailen történik.

1. közterület-felügyeleti ügyek:

Bejelentésre kizárólag telefonon (a 06-20-849-2485-ös telefonszámon), e-mailen (bakonyi.tamas@nagykanizsa.hu), ügyfélkapun, vagy postai úton van lehetőség.

10. adóügyek:

Az elektronikus ügyéntézésre nem kötelezett magánszemély adózók az adózáshoz kapcsolódó nyomtatványokat, kérelmeket postai úton vagy a Polgármesteri Hivatal alagsorában e célra rendszeresített gyűjtőládán keresztül, ügyfélfogadási időben nyújthatják be. Az adóügyi csoport kizárólag indokolt esetben, az alagsori ügyfélszolgálaton fogad ügyfelet, előzetesen egyeztetett időpontban (tel: 20/849-2359).

11. szociális és lakásügyek:

Ezen ügytípusban a kérelem benyújtására, Polgármesteri Hivatalba történő eljuttatására postai úton, vagy a Polgármesteri Hivatal alagsorában e célra rendszeresített gyűjtőládán keresztül, ügyfélfogadási időben van lehetőség. Ügyfélfogadás minden esetben kizárólag előre, telefonon történt időpontegyeztetést követően (telefonszám: 06-20-849-2414, 06-20849-2415, 06-20849-2440, 06-20- 849-2453) az alagsori ügyfélfogadóban történhet.

12. civil szervezetekkel kapcsolatos ügyintézés:

• Kizárólag e-mailen, telefonon (06-20/849-2334-as telefonszámon), vagy postai úton történhet a kapcsolattartás. A verseny és élsport keret és a kulturális keretre kiírt pályázatok beadására a Polgármesteri Hivatal alagsorában e célra rendszeresített gyűjtőládán keresztül, ügyfélfogadási időben van lehetőség.
• A polgármesteri keret elszámolására postai úton van lehetőség.
• Az önkormányzati rendezvényekkel, illetve idősügyi szervezetekkel kapcsolatos ügyintézés kizárólag e-mailben, telefonon (20/849-2310-es telefonszámon) vagy postai úton történik.
• Tourinform Iroda működését érintő kérdésekben a kapcsolattartás kizárólag e-mailben, telefonon (06-30/630-3829-es telefonszámon) vagy postai úton történhet.

13. kommunális ügyintézés:

Az alábbi ügytípusokban a kérelem benyújtására, Polgármesteri Hivatalba történő eljuttatására postai úton, ügyfélkapun keresztül vagy a Polgármesteri Hivatal alagsorában e célra rendszeresített gyűjtőládán keresztül, ügyfélfogadási időben van lehetőség. Az ügyfelek tájékoztatása telefonon (a 06-20849-2470-es vagy a 06-20849-2484 -os telefonszámon) vagy e-mailen (borka.beata@nagykanizsa.hu) történik:

• talajvízkút létesítés, fennmaradás és üzemeltetés, megszüntetés engedélyezése,
• telepengedélyezés,
• fakivágás közterületen.

Az alábbi ügytípusokban a kérelem benyújtására, Polgármesteri Hivatalba történő eljuttatására postai úton, e-mailen, ügyfélkapun keresztül vagy a Polgármesteri Hivatal alagsorában e célra rendszeresített gyűjtőládán keresztül, ügyfélfogadási időben van lehetőség. Az ügyfelek tájékoztatása telefonon (a 20/849-2345-ös telefonszámon) vagy e-mailen (tarnok.ferenc@nagykanizsa.hu) történik:

• fakivágások,
  • • •  víz-, szennyvízbekötéssel kapcsolatos kérelmek,
      • a település üzemeltetésével kapcsolatos ügyek,
• taxi nyilatkozat kérelmek,
• tulajdonosi hozzájárulás kérelmek,
• önkormányzati fejlesztésekkel kapcsolatos megkeresések,
• parkolóhely megváltással kapcsolatos kérelmek.

14. az önkormányzat vagyonával kapcsolatos ügyekben:

Ebben az ügytípusban a kérelem Polgármesteri Hivatalba történő eljuttatására postai úton, e-mailen, ügyfélkapun keresztül vagy a Polgármesteri Hivatal alagsorában e célra rendszeresített gyűjtőládán keresztül, ügyfélfogadási időben van lehetőség. Az ügyfelek tájékoztatása telefonon a +36-20-849-2328, +36-20-849-2330, +36-20-849-2466 számon, vagy e-mailban (farkas.roland@nagykanizsa.hu, pap.jozsef@nagykanizsa.hu, vass.veronika@nagykanizsa.hu) történik.

o)  főépítészi ügyek:

Az Iroda feladatkörébe tartozó ügyekben kérelmek, megkeresések benyújtására, Polgármesteri Hivatalba történő eljuttatására postai úton, ügyfélkapun keresztül vagy a Polgármesteri Hivatal alagsorában e célra rendszeresített gyűjtőládán keresztül, ügyfélfogadási időben van lehetőség.

Az ügyfelek tájékoztatása településképi valamint pályázati ügyekben, illetve ingatlan címnyilvántartás, rendeltetésmódosítás és telekalakítás ügyekben a 20-849-2488-as telefonszámon és a horvath.tamas@nagykanizsa.hu e-mailen történik.

Tervezői konzultáció igénye esetén a terveket Pdf formátumban e-mailen keresztül kérjük elküldeni a gilincsek.gabor@nagykanizsa.hu címre, majd az ezt követő hétfői és szerdai napokon telefonon keresztül van lehetőség konzultációra.

A kérelmekhez, vagy pályázatokhoz szükséges formanyomtatványok, kiírások a www.nagykanizsa.hu honlapról letölthetők.

5.  Felhívjuk a Polgármesteri Hivatal valamennyi szervezeti egységének vezetőjét, hogy a 4.    pontban kijelölt telefonszámok folyamatosan elérhetőek legyenek az ügyfelek számára.

6.   A Polgármesteri Hivatal érintett belső szervezeti egységei mindennap, az ügyfélfogadási    

idő végét követően kötelesek a gyűjtőládák kiürítéséről, és a benne lévő iratok iratkezelési szabályzatnak megfelelő kezeléséről gondoskodni.

7.   Elrendeljük ezen utasítás Polgármesteri Hivatal ügyfélterében és az Önkormányzat honlapján    történő közzétételét.

Ez az utasítás 2020. november 05. napján lép hatályba és a veszélyhelyzet megszűnésének napjáig hatályos.

Ügyfeleink megértését, együttműködését előre is megköszönjük!

Nagykanizsa, 2020. november 04.  

          Balogh László                                                                          Dr. Gyergyák Krisztina

           polgármester                                                                                        jegyző