Email küldés: Hogyan, milyen címről?

A mai világban már szinte mindennaposnak számít, hogy emaileket küldünk és fogadunk akár hivatalos- akár magánügyben. Vajon mindent jól csinálunk? Megfelelő email címet választottunk és a tárgy mezőt is mindig kitöltjük? Ezekhez hasonló kérdésekre keressük a választ cikkünkben.

Lássuk, melyek a legfontosabb tényezők, melyekre oda kell figyelnünk!

Email cím

Fontos nagy hangsúlyt fektetnünk arra, hogy milyen email címet választunk. Nem veszi ki jól magát, ha a becenevünket vagy kedvenc állatunk nevét tartalmazó email címről levelezünk például a bankkal, jelentkezünk állásra, de még abban az esetben se feltétlen jó ötlet, ha csak a családtagjainknak írunk. Igyekezzünk olyan email címet választani, mely bármilyen helyzetben megállja a helyét. Éppen ezért alkalmazzák gyakran az emberek a teljes nevüket email címként, vagy ha ez foglalt, akkor pár számmal ki lehet egészíteni, felcserélni a vezeték és keresztnevek sorrendjét, esetleg a második keresztnevünket is bevetni. A gyakori névvel rendelkező felhasználóknak nincs egyszerű dolguk, de érdemes próbálkozni a név különféle verzióival, semmiképp se válasszunk elvont, viccesnek tűnő, nem illő email címeket.

Tárgy

További megfontolandó tanács, hogy mindig töltsük ki a tárgy mezőt. Bármilyen ügyben is levelezünk, segít a címzettnek a téma bekategorizálásában. Amennyiben például egy rendeléssel kapcsolatban érdeklődünk, adjuk meg tárgyként a rendelési számot, és hivatalos ügyekben is próbáljuk meg pontosítani a levelünk témáját. Ugyanez igaz a magáncélú emailekre is. Nem csak a beazonosítást segíti, de később is sokkal könnyebb lesz így visszakeresni egy levelezést nem csak a címzettnek, de a feladónak is.

Tartalom

A legfontosabb viszont maga a tartalom. Főként hivatalos levelezés esetén érdemes többször is átgondolni és természetesen átolvasni, amit írunk. Legyünk lényegretörőek és összeszedettek! Használjunk megfelelő stílust! Míg egy baráti emailezésbe szinte bármi belefér, addig komolyabb levelek esetén mellőzzük a hangulatjeleket és szleng kifejezéseket! Figyeljünk rá, hogy az emailünk szövegében ne maradjon benne se elütés, se helyesírási hiba. Nem vet jó fényt a feladóra egyik sem.

Aláírás

Végül, de nem utolsó sorban használjunk aláírást! A formája attól is függ, hogy cég nevében vagy magánszemélyként kommunikálunk. Bárhogyan is legyen, illik aláírni a levelet, céges ügyben pedig legalább a beosztást, vagy akár telefonszámot és a cég webcímét is használni szokták. A legtöbb levelezőfiók esetén lehetőség van állandó aláírást is beállítani, mely automatikusan megjelenik minden email végén, így nem kell külön minden esetben begépelnünk és ellenőriznünk.

Ezek lennének a legfontosabbak, melyekre nem árt odafigyelnünk emailezés során. Bármennyire is egyszerűnek és hétköznapinak tűnik egy email küldése, más fényben tudjuk feltüntetni magunkat és sok esetben egyszerűbbé is tudjuk tenni a kommunikációt, ha alkalmazzuk a fenti tanácsokat.

Forrás: Rakost.hu

(Borítókép: pixabay.com)